就業情報を設定する（基本情報設定）
まずは就業情報を設定しますので、お手元に就業規則のご用意をお願いします。一部の項目以外は、運用後にも変更可能です。
［基本情報設定］画面を表示する
［基本情報設定］画面を表示します。
管理画面で［MENU］＞［基本情報設定］をクリックし、［基本情報設定］画面を表示します。
各種設定を行います。手順の詳細は、以下を参照してください。
「締め日を設定する」
「マークを設定する」
「申請承認時の自動計算方法を設定する（申請承認ワークフローオプション）」
「休暇残数を超過する休暇申請を設定する（申請承認ワークフローオプション/年次有給休暇管理オプション）」
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［登録］を押さずに画面遷移すると入力した内容が保存されません。各種設定後は、［登録］をクリックする必要があります。
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締め日を設定する
勤怠の締め日を設定します。
［締め日］のプルダウンメニューから、設定したい締め日を選択し、入力欄に締め日の名称を入力します。
入力欄には10文字まで入力できます。
設定が完了したら［登録］をクリックします。
日付切替時刻を設定する
1日の区切りとなる時刻を設定します。
設定した時刻から24時間が、当日としてみなされます。日付切替時刻から24時間内で出勤/退勤が収まるように時刻を設定してください。
また、日付切替時刻は集計方法の基準の時間として使用されます。集計方法について、詳細は以下を参照してください。
［日付切替時刻の設定］の［標準］に、日付切替時刻を入力します。
複数の日付切替時刻を設定する場合は、［拡張1］および［拡張2］に入力します。
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すでに設定してある日付切替時刻を書き換えて登録すると、在職者のデータが正しく計算されない可能性があります。そのため、日付切替時刻は書き換えずに、［拡張1］および［拡張2］を活用してください。 |
設定が完了したら［登録］をクリックします。
休日労働の集計方法を設定する
日をまたいで勤務した場合の集計方法を設定します。
［休日労働の集計］で、［暦日切替］または［出勤日延長］を選択します。
［暦日切替］を選択した場合
退勤時刻が0:00を越えると、0:00から退勤時刻までは、退勤打刻をした日のカレンダーで時間数が計算されます。
（例）平日に出勤したが、0:00を越えて退勤が休日になった場合
（例）休日に出勤したが、0:00を越えて退勤が平日になった場合
［出勤日延長］を選択した場合
退勤打刻をした日付に関わらず、出勤日のカレンダーで時間数が計算されます。
（例）平日に出勤したが、0:00を越えて退勤が休日になった場合
（例）休日に出勤したが、0:00を越えて退勤が平日になった場合
設定が完了したら［登録］をクリックします。
週フィルターを表示する
週フィルターを表示すると、［集計作業 日次/月次］画面＞［日次集計］タブの日次集計欄に、週（7日間）ごとの合計時間が表示されます。週合計で時間外労働などを確認したい場合に設定します。
［週フィルターの表示］で、［しない］または［する］を選択します。
［しない］を選択した場合は、ここで終了です。
［する］を選択した場合は、手順2に進んでください。
［週フィルター基準日の設定］で、計算方式を選択します。
［年単位方式］を選択した場合
任意の年月日を入力します。
設定した年月日を基準日として、1年間を7日ずつ区切って、週合計を計算します。
［月単位方式］を選択した場合
任意の日付を入力します。
入力した日付を基準日として、月ごとに7日ずつ区切って、週合計を計算します。
設定が完了したら［登録］をクリックします。
時間数データ表示形式を設定する
総労働時間など、時間数データの表示形式を設定します。
［時間数データ表示形式の設定］で、［60進］または［100進］を選択します。
［60進］を選択した場合
時間数データを「時:分」で表示します。
（例）7時間30分＝「7:30」
［100進］を選択した場合
時間数データを「時.分/60」で表示します。
（例）7時間30分＝「7.50」
設定が完了したら［登録］をクリックします。
休日カレンダを設定する
法定休日と法定外休日（所定休日）を分けて集計する場合に設定します。
法定休日と法定外休日（所定休日）を区別する場合は、［休日カレンダの設定］の［休2を使用］にチェックを入れます。
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本設定を行うと、休日カレンダーとして「休1」および「休2」を使用できます。 法定休日とは、労働基準法に基づき、使用者（会社）が労働者に与えなければならない休日のことです。1週間に1日、または4週間を通じて4日の法定休日を付与することが義務付けられています。 法定外休日（所定休日）とは、法定休日以外に、使用者（会社）が独自に定めた休日のことです。 （例）週休2日（土日）の会社で、日曜日を「法定休日」とする場合 土曜日および国民の祝日は法定外休日（所定休日）のため「休1」 日曜日は法定休日のため「休2」 |
設定が完了したら［登録］をクリックします。
不在理由名称を設定する
CLOUZAでは、年次有給休暇など、会社にいなかった理由を［不在理由］として扱います。
不在理由の申請については、以下を参照してください。
設定できる不在理由は、以下の15個です。初期名称や使用可否は変更できます。
有償扱い：年休/出張/午前半休/午後半休
無償扱い：免除/育児/午前育児/午後育児/介護/午前介護/午後介護/看護/午前看護/午後看護/特休
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初期名称で「午前」「午後」とついていない不在理由の単位は、全日です。 初期名称で「午前」「午後」とついている不在理由の単位は、半日です。 不在理由を新しく作成したり削除したりすることはできません。 |
［不在理由名称の設定］で、［不在理由名称の設定］をクリックし、［不在理由名称設定］ダイアログを表示します。
不在理由名称の変更や不在理由の使用可否を設定し、［登録］をクリックします。
不在理由名称を変更する場合は、［初期名称］を参照しながら［変更名称］に変更後の名称を入力します。
［変更名称］には全角4文字まで入力できます。
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不在理由の名称は変更できますが、属性は変更できません。 （例）名称を［特休］（無償休暇）から［リフレ休］（有償休暇）に変更しても、無償休暇が有償休暇には変わりません。従来どおり、無償休暇として扱われます。 不在理由名称の変更は、過去のデータにも反映されます。 |
不在理由を使用する場合は、［使用する］にチェックを入れます。
不在理由を使用しない場合は、［使用する］のチェックを外します。
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前々月～翌月で、不在理由を一度でも使用している場合は、［使用する］のチェックは外せません。 |
すべての不在理由名称を初期名称に戻す場合は、［名称一括初期化］をクリックします。
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前々月～翌月で一度でも使用している不在理由は、［名称一括初期化］をクリックしても初期名称には戻りません。手動で変更してください。 |
設定が完了したら［基本情報設定］画面の［登録］をクリックします。
マークを設定する
従業員は、打刻を申請する画面でマーク（打刻理由）を選択できます。
打刻の申請時に「休出」や「残業」などのマークを使用することで、残業時間を承認する（申請承認ワークフローオプション）運用や、日付切替時刻を超過した徹夜労働に対する計算が可能になります。
管理者は、日次チェック画面で従業員の打刻データとマークを確認できます。
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マークを新しく作成したり削除したりすることはできません。 |
［マークの設定］で、［マークの設定］をクリックし、［マーク設定］ダイアログを表示します。
マーク名称の変更やマークの使用可否を設定し、［登録］をクリックします。
破線部は、申請承認ワークフローオプションを導入しているユーザーで、かつ［基本情報設定］画面の［申請承認時の自動計算方法］の各項目にチェックを入れているユーザーのみ表示されます。
「申請承認時の自動計算方法を設定する（申請承認ワークフローオプション）」
マーク名称を変更する場合は、［初期名称］を参照しながら［変更名称］に変更後の名称を入力します。
［変更名称］には、時間数年休/介護時間休/看護時間休の出勤マーク/退勤マークの場合は全角1文字まで、それ以外の場合は全角2文字まで入力できます。
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マーク名称の変更は、過去のデータにも反映されます。 |
マークを使用する場合は、［使用する］にチェックを入れます。
マークを使用しない場合は、［使用する］のチェックを外します。
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前々月～翌月で、マークを一度でも使用している場合は、［使用する］のチェックは外せません。 |
すべてのマーク名称を初期名称に戻す場合は、［名称一括初期化］をクリックします。
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前々月～翌月で一度でも使用しているマーク名称は、［名称一括初期化］をクリックしても初期名称には戻りません。手動で変更してください。 |
［出勤マーク］および［退勤マーク］のプルダウンメニューから、時間数年休/介護時間休/看護時間休で取得できる時間数を選択します。
設定が完了したら［基本情報設定］画面の［登録］をクリックします。
外出回数を設定する
1日に外出できる回数の上限を設定します。
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一度登録すると、回数を減らすことはできませんのでご注意ください。 |
［外出回数の設定］のプルダウンメニューから、外出打刻をする回数を選択します。
回数は1～3回まで選択できます。
設定が完了したら［登録］をクリックします。
申請承認時の自動計算方法を設定する（申請承認ワークフローオプション）
時間外労働などを申請/承認のワークフローで管理する場合に設定します。
なお、本項目を利用できるのは申請承認ワークフローオプションを導入しているユーザーのみです。
「申請/承認機能の設定を行う（申請承認ワークフローオプション）」
休暇残数を超過する休暇申請を設定する（申請承認ワークフローオプション/年次有給休暇管理オプション）
年次有給休暇の残数がない状態で、従業員に休暇の申請をさせない場合に設定します。
なお、本項目を利用できるのは申請承認ワークフローオプションおよび年次有給休暇管理オプションを導入しているユーザーのみです。
「申請/承認機能の設定を行う（申請承認ワークフローオプション）」
年次有給休暇の残数がない状態で有休申請をできないように設定する場合、［休暇残数を超過する休暇申請の設定］の［有休申請を許可しない］にチェックを入れます。
設定が完了したら［登録］をクリックします。
登録後、年次有給休暇の残数がない状態で有休申請を行おうとすると、申請画面に以下のエラーが表示され、有休申請ができなくなります。
時間外アラート通知を設定する
労働基準法で定められた時間外労働の上限を超えた場合に、メールでアラートを通知するように設定します。
これにより、残業時間管理の意識を促し、法律違反を未然に防止できます。
［時間外アラート通知設定］で、［時間外アラート通知設定］をクリックし、［時間外アラート通知設定］ダイアログを表示します。
各タブで設定し、［登録］をクリックします。
各タブでの設定方法は、以下を参照してください。
設定が完了したら［基本情報設定］画面の［登録］をクリックします。
時間外アラートの通知先を設定する
［通知先設定］タブで、時間外アラートの通知先を設定します。
［通知先設定］タブをクリックします。
時間外アラートの通知先を設定します。
管理者への通知を設定する場合は、［管理者通知］に管理者のメールアドレスを入力し、［追加］をクリックします。
メールアドレスが［通知先一覧］に移動します。
［通知先一覧］からメールアドレスを削除する場合は、メールアドレスを選択し、［削除］をクリックします。
利用者への通知を設定する場合は、［時間外超過の従業員へアラート通知を行う］にチェックを入れます。
確定者への通知を設定する場合は、［時間外超過の従業員の確定者へアラート通知を行う］にチェックを入れます。
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利用者および確定者への時間外アラート通知は、［従業員登録］画面で登録されているメールアドレスに届きます。 「従業員を登録する」 時間外アラート通知のメールは、時間外アラート対象となった日の翌朝7:00頃から、順次送信されます。 管理者および確定者に送信されるメールの文面は以下のとおりです。
利用者に送信されるメールの文面は以下のとおりです。
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時間外アラートを設定する（36協定）
［36協定］タブで、36協定に関する時間外アラートを設定します。
［36協定］タブをクリックします。
月単位の時間外アラートを設定します。
月間の時間外労働が45時間を超えるのを未然に防ぐために、任意の閾値を超えた時点で時間外アラートを通知し、45時間を超えた時点で再度通知します。
［月単位のアラート設定］のエリア①にチェックを入れます。
エリア①の入力欄に任意の閾値を入力します。
月間の時間外労働が、入力した時間を超えるとアラートを通知します。
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閾値として設定可能な時間は、0:00～44:59です。 |
［月単位のアラート設定］のエリア②にチェックを入れます。
月間の時間外労働が、45時間を超えるとアラートを通知します。
年単位の時間外アラートを設定します。
年間の時間外労働が360時間を超えるのを未然に防ぐために、任意の閾値を超えた時点で時間外アラートを通知し、360時間を超えた時点で再度通知します。
［年単位のアラート設定］の［年度開始月］のプルダウンメニューから、年度開始月を選択します。
エリア③にチェックを入れます。
エリア③の入力欄に任意の閾値を入力します。
年間の時間外労働が、入力した時間を超えるとアラートを通知します。
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閾値として設定可能な時間は、0:00～359:59です。 |
エリア④にチェックを入れます。
年間の時間外労働が、360時間を超えるとアラートを通知します。
時間外アラートを設定する（特別条項付き36協定）
［特別条項付き36協定］タブで、特別条項付き36協定に関する時間外アラートを設定します。
［特別条項付き36協定］タブをクリックします。
月単位の時間外アラートを設定します。
月間の時間外労働が100時間に達するのを未然に防ぐために、任意の閾値に達した時点で時間外アラートを通知し、100時間に達した時点で再度通知します。
［月単位のアラート設定］のエリア①にチェックを入れます。
エリア①の入力欄に任意の閾値を入力します。
月間の時間外労働が、入力した時間に達するとアラートを通知します。
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閾値として設定可能な時間は、0:00～99:59です。 本アラートは、「閾値の超過」ではなく「閾値以上」で通知されます。 |
［月単位のアラート設定］のエリア②にチェックを入れます。
月間の時間外労働が、100時間に達するとアラートを通知します。
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本アラートは、「100時間の超過」ではなく「100時間以上」で通知されます。 |
年単位の時間外アラートを設定します。
年間の時間外労働が720時間を超えるのを未然に防ぐために、任意の閾値を超えた時点で時間外アラートを通知し、720時間を超えた時点で再度通知します。
［年単位のアラート設定］の［年度開始月］のプルダウンメニューから、年度開始月を選択します。
エリア③にチェックを入れます。
エリア③の入力欄に任意の閾値を入力します。
年間の時間外労働が、入力した時間を超えるとアラートを通知します。
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閾値として設定可能な時間は、0:00～719:59です。 |
エリア④にチェックを入れます。
年間の時間外労働が、720時間を超えるとアラートを通知します。
月平均の時間外アラートを設定します。
対象期間の時間外労働の月平均が80時間を超えるのを未然に防ぐために、任意の閾値を超えた時点で時間外アラートを通知し、80時間を超えた時点で再度通知します。
［月単位のアラート設定］のエリア⑤にチェックを入れます。
エリア⑤の入力欄に任意の閾値を入力します。
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閾値として設定可能な時間は、0:00～79:59です。 |
［期間設定］のプルダウンメニューから、期間を選択します。
対象期間の時間外労働の月平均が、入力した時間を超えるとアラートを通知します。
［月単位のアラート設定］のエリア⑥にチェックを入れます。
対象期間の時間外労働の月平均が、80時間を超えるとアラートを通知します。
年間回数の時間外アラートを設定します。
月間で45時間を超える時間外労働が年間6回を超えるのを未然に防ぐために、年間の規定回数を超えた時点で時間外アラートを通知します。また、年間6回を超えた時点で再度通知します。
［年間回数アラート設定］の［年度開始月］のプルダウンメニューから、年度開始月を選択します。
エリア⑦にチェックを入れます。
エリア⑦の入力欄に「45:00」を入力します。
エリア⑦の［規定回数］のプルダウンメニューから、規定回数を選択します。
入力した時間を超える月間の時間外労働が、年間の規定回数を超えるとアラートを通知します。
エリア⑧にチェックを入れます。
月間で45時間を超える時間外労働が年間6回を超えるとアラートを通知します。
コメントを設定する
日次コメントを設定します。
ここで設定したコメントは、［集計作業 日次/月次］画面＞［日次集計］タブで定型文として使用できます。
［コメントの設定］で、［コメントメモボックス］をクリックし、［コメント登録］ダイアログを表示します。
コメント欄に任意のコメントを入力し、［登録］をクリックします。
コメントは16文字まで入力できます。
設定が完了したら［基本情報設定］画面の［登録］をクリックします。
